3.人们对信息资源系统期望什么？
     人们对信息资源系统还是抱有很高期望，人们期望借助于信息系统能够更好地认清形势，更好地理解所面对的问题，更好地学习与提高业务能力，以及节约在工作中碰到的如资料引证、数据查询所耗费的时间。
     仔细观察人们对信息资源系统的使用过程，我们会看到这些系统的最主要功能是向人们提供一系列供阅读的资料，人们对形势的掌握，对问题的深入理解以及业务能力的提高以及资料的核对查证主要是通过认真阅读有价值的资料本身来得到的，是有效的阅读给人以帮助，信息系统的贡献是帮助找到更有阅读价值的东西。
     从阅读的效率来看，人类的阅读能力几乎没有增长，而且在荧光屏上的阅读效率经常低于印刷品。更重要的是，一个人的每日平均阅读量或时间是有限的，大多数人已处于阅读过载的状态，过量的阅读（文件、资料等），已成为社会的最大浪费，信息系统唯一可做好的事情是改进阅读资料的筛选，让人们读更重要、更有价值的东西，看得少些，看得好些。
     信息系统比传统印刷品是突出的优点是资料可以有更好、更灵活的组织形式，可以运用信息系统的查询能力，更快地找到相关的内容。计算机信息系统的另一个优点是可以很快形成更有表达力的显示形式，这要比印刷品方便得多。信息系统将依赖更好的资料组织与查询能力以及更直观的表达方式来提高阅读资料的质量，以实现让用户看得更好，更有质量，从而提升用户的阅读效率，进而节约用户的宝贵时间。
     4.人们怎样评价信息资源系统的价值？
     信息系统的开发者与信息系统的用户对于信息资源系统的评价方式是大不相同的，系统的开发者认为：信息是资源，我们的信息系统收集了如此多的资料因而是极有价值的，如果这些信息资源都利用起来，将是一笔巨大的财富。但是作为用户却并不这样分析。固然这些资料是有价值的，开发出来是有用的，但是我们真有无限的时间、无限的能力来开发利用它吗？我们至多只能挑选非常少的重要内容来开发利用，其余的根本用不着看，资料如果不看，也就被视为垃圾了。我们看到，信息资料被视为资料还是被视为垃圾，并没有客观的标准，完全是由用户本身的信息利用条件所决定的，用户的行为受到应用条件与时间的制约，来不及利用的信息，只能视为垃圾。这是在提示我们，一个信息系统，如果使用起来不快捷，那将更有可能被用户视为垃圾系统。
     用户与系统开发者对信息系统评价的另一重大不同是对替代渠道的看法。在信息系统开发者眼里，只有计算机信息系统，其他渠道的作用是被视而不见的。但是在应用者那里却不是这样，各种各样的信息渠道都在发生作用。这些渠道包括人与人的对话，包括电视、报刊等传统煤体，还包括手机、电话以及小道消息。在领导急需信息之时，第一反应并不是去查计算机系统，而是召集有关人员来开会，碰情况，这经常是非常有效的办法。於是，在用户的眼中，信息系统有着许多替代品，这些替代品的存在实际上大大拉低了信息系统的价值，如果信息系统的开发者不认识到信息渠道竞争的环境，就不可能为信息系统建立有特色的定位，信息系统的价值就会大大下降了。
     用户总是用自己能否取得的实际效益来判断信息系统是不是可用，要用时间的机会成本来判断是不是垃圾系统，要用最便宜的替代品来判断信息系统的价值，用户不是在孤立的环境中来进行应用选择，是在时间与其它某些重要的条件制约下进行这种选择。这也告诉我们信息系统是处在各种信息渠道的竞争之中，不能闭门造车，要突出其他系统做不到、做不好的事情，信息资源系统才能受到更多的欢迎。
     5.对降低信息资源系统应用成本的建议
     (1).信息浓度比总量更重要。在用户时间日益稀缺的时代，用户查询信息网的时间是非常有限的，必须在用户允许的时限内给出用户最急需的内容。因此信息的浓度远比信息的总量更重要。一定要做好为领导的信息浓缩版。
     (2).第一眼就要看到最主要的内容。领导的时间价值是秒来计算的，必须要珍惜领导的第一秒。要让用户第一眼就看到最关注的内容，在几屏之内就要完成重要的服务。每多翻一屏用户的耐心就可能衰减一半，必须斤斤计较。
     (3).外部重于内部。对于政府内部信息资源共享系统来讲，人们实际最关心的还是外部信息，人们对国际的、全国的、其他地区信息的关注度远胜过对兄弟部门内部信息的关注度。良好的外部信息提供会使系统更受欢迎。
    (4).精品一篇胜百篇。人们阅读时间有限，必须要让人们多读精品。精品会给人们更多帮助与启迪，是人们费力要搜寻的东西。尽量汇集精品，将是政府信息资源系统的重要贡献。
     (5).高度重视对比。信息对比能够让用户看得更快、更有效。所以要特别重视对比信息的组织，例如国家之间的对比、地区之间的对比、产业之间的对比，特别对于省市政府的用户，对于地区对比的信息更是情有独钟，系统要增加对比内容。
     (6).配备各种能节约时间的工具。应当建立良好的工具资料库系统，包括统计资料，文件资料，领导讲话，各种对外合作系统，以帮助工作人员、节省时间。要使信息系统成为节约用户时间的好工具。
     (7).要设计各种简要应用说明，帮助用户节约培训学习时间。用户的培训时间同样是非常重要的应用成本，如果我们能设计很多的辅助工具来帮助用户方便学习、方便记忆，都是对降低应用成本的极大贡献。
     要使信息系统更有价值，必须从珍惜用户的每一秒钟做起。
     七、信息资源系统的机制改进
     1.电子政务机制的共性问题
     在电子政务的推行中，人们经常强调这是“一把手工程”，意思是指电子政务是政府改革的重要举措，必须要有一把手来推动，才能更有成效。但是这种提法也暴露出政府机制在推动电子政务中存在的问题：即一把手的任期是短的，但电子政务的目标实现却是长期的，如何能保证一把手的更迭不致于影响长期的电子政务目标实现呢？
     现在的电子政务项目过分地依赖一把手的支持则很容易形成“形象工程”，人们只考虑当期完成任务，很少考虑长远的后果，这使得电子政务工程很多没有延续性，特别是那些与主要政府任务不那么直接相关的项目。这种项目很容易因一把手更换而终止，新的一把手又会提出新的建设项目，这样前任的成果就流失了，这就很容易产生屡建屡败的现象。
     信息资源共享系统也是这样的项目，建好了，人们会肯定，建不好，政府的工作还照常进行。加之信息资源系统要建好需要长期的改进，如果每一届政府都不把项目的继承摆在前面，任凭成果去流失，那么我们将很难做成良好的系统。为了解决这一问题，我们需要将电子政务系统与政府的长期目标、政府宗旨、政府机构设计、考核办法、监督机制结合起来，通过创造长期的压力来推动需要一届一届政府连续努力的项目持续下去，直至最后成功。
     能使电子政务项目具有连续性的推动力来自两个方面，一是方案设计得好，确实能带来有说服力的效益，不论是社会效益还是经济效益。任何人都不会轻易地中止有效益的项目。另一个推动力应当是借助于制度的力量，制度要求每届政府将该做的事情做好，这些制度包括监督机制，机构责任制以及考核制度，还包括政府信息是公开接受社会舆论的监督，形成一种压力来推动政府完成任务。
     2.立项机制的改进
     电子政务信息资源建设成功与否与政府的投资决策审批机制有极大的关系。相对松懈的投资决策管理必然会带来低质量的电子政务方案出笼，这就会带来许多后来难以弥补的问题。由于政府的奖金管理是管别人的，而电子政务的建设项目是政府自己来使用，这就很自然地会造成约束的放松。约束放松会包含两个方面，一是经费约束放松，系统建设浪费增加，更重要的是对最后目标的放松，这使得系统建设根本达不到予期的目的。由于电子政务的投资主要是事先审批，而事后疏于管理审计，更缺少最后效益跟踪，所以大多数项目建议书都是以“可批性”为中心，而缺乏非常认真的可行性研究。设计单位也只是重视短期起作用的因素，对于长期运行、维护、管理的研究非常缺乏，这都是导致电子政务水平不高的原因。
     政府有关机构对于政府自用的系统投资达不到目标时表现出来的宽容态度也是使投资效果不佳的重要原因。电子政务项目成为共同领导的项目，做不好，不用追究任何人的责任，这就导致很没有能力的人也可以充任项目的领导者，项目不成功，不会有人来追究，只需要制定更大的项目计划，夸更大的海口，争取更多的投资。原来的领导者已经退去，新领导者是不会追究为什么项目做不成的。如果我们不能将电子政务的约束严格化，那么电子政务的项目经费会越要越多，但是成果却没有任何保证。
     怎样加强电子政务投资的硬约束呢？第一是应改善政府的投资监督机制，电子政务中的重大的、长期项目应当由人大等机构来审批。因为这种项目还不仅仅是资金使用的问题，还有一个长期任务的确定的问题，这样的影响长远的任务应当更慎重地立题。
     第二是电子政务项目的立题要公开化，要举行公开的听证会，接受社会的意见，接受社会煤体的监督。通过组织社会的参与不仅会使题目的选择更慎重，而且有利于向社会的宣传，有利于各界的配合。
     第三是建立项目的长期跟踪，对于项目的主管人，主设计师，都要建立相应的责任管理。如果只是集体领导，人们很容易放松对自己的要求，工作的质量就会下降，如果将责任明确下来，并公之于众，这样负责人的压力就会大大增加，这也有利于质量的提高。在审批项目可行性的会议上，专家的态度也必须要有明确的记录，个人的态度应当存档并在以后向社会发布。这样做的结果将会促使专家们更加负起责任，也有利于及早剔除滥竽充数的假专家。
     3.用制度来增强业务的可持续性
     信息资源系统的建设并不是在一届政府的任期中就可以做完的，它需要几届政府机构长期不断地维护、改进与完善。为使下届政府能延续这种努力，从组织上，制度上进行改进是非常必要的，这些改进将有利于业务工作自然延续，不至于因领导人更换而中断。
     对于重大的电子政务，成立专门的组织机构是必要的。用临时抽调人员的办法很难支持好一项长久性的业务。专门机构本身的存在就强化了业务的长久性。该组织的负责人也会自然从长久的眼光来看待部门的工作，业务的长远发展将决定着该机构的前途。
     对于信息共享的配合部门，应当将其应承担的工作在岗位职责，部门工作要求上加以明确化。形成对工作的规范性行政要求，将有利于有关人员不会将之视副业而加以轻视。这些工作都应纳入年终考核的内容，以增强人们的责任感。
     对于政府重要的行政机构，建立CIO制度是有利的，政府CIO制度的设立将会加强信息工作的地位，同时CIO制度的设立也将有利于电子政务项目的可持续性，它时时都在引导信息主管人员从更长远、更整体的观点来思考电子政务的战略战术，从而会增强电子政务有关业务的可持续性。
     增强电子政务业务的可持续性的另一措施是建立完善的用户意见反馈机制，在任何情况下，来自用户的意见、怨言、希望都会形成推动工作的压力。用于政府内部的信息系统更需要有这样的意见反馈机制来听取使用者的反应。意见反馈系统不仅会引导系统改进的方向，同时也是支持系统长期运行、长期改进的重要力量。
     4.关于信息系统维护、改进的长期激励
     一个良好的信息资源系统不是一次就可能设计建设成功的，它是长期的运行中不断改进的结果。这种改进期很长，经常有些系统要经过好几年的改进、磨合，才能真正发挥效用。如何能使一个系统能在好多年的时间内持续有不断改进的积极性呢？
     我们首先要对信息系统的维护改进费用做好出足够的准备，通常我们对这一点的预留是非常不足的，大部分工程承包费用支付完之后，人们经常会发现系统需要改进、完善还需要相当数额的费用，结果电子政务项目外包要求经常变为：“开始时讲不清、结束时讲不完”，这样将极不利于系统的质量改进。将运行维护改进完善的费用准备充足些将是增强项目长久激励能力的一项重要措施。
     政府信息资源管理部门本身的长期改进的激励机制也是一件需要认真探索的事情。在一般的政府机构中，甚至在信息中心这样的非政府组织，长久改进的激励都是一个大问题，我们应当尝试一些机制调整，包括部分的企业化管理，并应建立更直接有效的应用效果测试方法，以便于考核质量，并应建立有效的奖励及惩罚机制。
     由于政府机制在形成改进激励方面的弱点，我们可以考虑将一些信息资源工作外包给专业化的企业来做。外包的优点这一是，可以请到更好的专家来从事这项工作，外包的第二项优点是有着的更好改进激励机制，这将有利于不断改进系统。外包的第三项优点是可以吸收外界的新办法与新经验，而加快信息系统的改进。